Il servizio di condivisione files si dimostra particolarmente utile ovunque ci
sia la necessità di condividere files di piccole e grande dimensioni, mantenendoli accessibili ovunque ci sia a disposizione una connessione ad internet senza dover installare programmi sul proprio computer.
Il servizio, erogato via Web, è perfettamente compatibile sia per piattaforma Windows che per piattaforma MAC.
Una mail notificherà automaticamente la disponibilità di un nuovo file al destinatario o ai destinatari.
Campi di applicazione
Service di stampa (centri di stampa digitale, tipografie, serigrafie, centri prestampa, laboratori fotografici, uffici tecnici.): tramite il servizio di condivisione file, i service di stampa possono raccogliere i file da stampare inviati dai propri clienti, risparmiando tempo e denaro sulla raccolta dei file stessi.
Uffici di marketing : all'insegna della semplicità e dell'immediatezza gli uffici marketing possono comunicare informazioni coi propri agenti file riservati quali canvas, annual report, prospetti di budget.
Agenzie di comunicazione : le agenzie di comunicazione possono mettere a disposizione dei propri clienti le bozze di stampa in formato elettronico, tenendo traccia di tutti i documenti caricati per il singolo cliente. Il cliente, a sua volta, ovunque si trovi, può accedere ai documenti on line senza la necessità di particolari applicativi.
Uffici amministrativi : la validità dei documenti contabili in formato elettronico consente oggi di inviare fatture e documenti contabili in modalità alternative alla posta ordinaria. Tramite Webfile è possibile creare un sistema di e-billing (l'amministrazione elettronica). Web file dà alcuni immediati vantaggi agli uffici amministrativi:
risparmio su spese di cancelleria e stampa (dovete stampare solo la vostra copia)
risparmio su tempi di imbustamento (non è più necessario)
annullamento delle spese postali (non sono più necessarie)
immediatezza dell'inoltro dei documenti contabili (appena generati i documenti sono immediatamente caricabili sul sistema)
disponibilità dei documenti contabili (i documenti restano disponibili sul server fino a quando voi desiderate)
Utilità
Distribuzione file di grandi dimensioni : WebFILE è la soluzione ideale per la distribuzione di files di grandi dimensioni. Non ci sono virtualmente limiti sulla dimensione dei files. La distribuzione del file avviene tramite un protocollo di comunicazione veloce e non vincola alle dimensioni delle caselle di posta elettronica.
File disponibili ovunque : è indispensabile un semplice accesso al Web per poter accedere ovunque ai file caricati nel sistema.
File protetti : I files caricati nel sistema sono collocati in un'area protetta, quindi accessibili soltanto ai destinatari per cui sono stati caricati (oltre all'amministratore).
Scadenze sui file : un pratico sistema consente di mantenere visibile i files fino ad una data programmata. In questo modo si evita che il file venga distribuito per un periodo oltre il quale è stato previsto.
Distribuzione a gruppi di utenti : i files caricati sul sistema possono essere indirizzati oltre che ad uno specifico utente anche a gruppi utenti, al fine di semplificare e velocizzare la gestione da parte dell'amministratore.
Pannello di controllo : l'amministratore del sistema dispone di un controllo tramite il quale configura i singoli utenti, gestisce i file presenti sul sistema e verifica il traffico generato da ogni utente.
Come Funziona
Nel pacchetto si distinguono essenzialmente due figure: l’amministratore e l’utente.
FUNZIONI UTENTE
L’utente può accedere al servizio di download e/o di upload, se abilitato.
FUNZIONI AMMINISTRATORE
L ’amministratore gestisce interamente l’applicazione e decide chi può accedere al servizio e cosa può fare.
Nel dettaglio l’amministratore può:
Creare utenti e specificare se effettuare download e/o upload
Ordinare gli utenti per gruppi (un utente può appartenere a più gruppi)
Effettuare upload di files
Ordinare i files per categorie (un file può essere associato ad una categoria)
Specificare per ogni utenti, gruppo o categoria quali files possono essere scaricati
Associare una data di scadenza ad ogni file oltre la quale non è possibile scaricare il file stesso
Avvisare via e-mail gli utenti circa la disponibilità di un file da scaricare
Visionare lo storico di tutte le operazioni effttuate raggruppate per mese, anno ed utente
Esempi di sessione
Tipica sessione: amministratore -> utente
l'amministratore entra nell'area di gestione ed effettua l'upload di un file associandolo all'utente MarioRossi.
alla fine dell'upload un messaggio di email viene recapitato a MarioRossi, avvisandolo della disponibilità del file
MarioRossi si collega all'area riservata tramite il suo nome utente e la sua password e scarica il file
Tipica sessione: utente -> amministratore
MarioRossi si collega all'area riservata tramite il suo nome utente e effettua l'upload di un file
alla fine dell'upload un messaggio di email viene recapitato all'amministratore, avvisandolo che MarioRossi ha effettuato il file
l'amministratore entra nell'area di gestione, visualizza le proprietà del file, eventualmente lo scarica e/o decide se renderlo disponibile ad altri utenti.
Service di stampa (centri di stampa digitale, tipografie, serigrafie, centri prestampa, laboratori fotografici, uffici tecnici.): tramite il servizio di condivisione file, i service di stampa possono raccogliere i file da stampare inviati dai propri clienti, risparmiando tempo e denaro sulla raccolta dei file stessi. 
Nel pacchetto si distinguono essenzialmente due figure: l’amministratore e l’utente.
